Politica de Confidențialitate

1. Cine suntem

SCIT Technology SRL („PBXTools“, „noi“, „nostru“) operează platforma PBXTools — o suită de instrumente AI pentru centrale telefonice, incluzând transcriere apeluri, raportare, softphone și securitate PBX.

Platforma noastră este destinată exclusiv mediului de afaceri (B2B) și procesează date de comunicare în numele clienților noștri. Această politică descrie ce date colectăm, cum le utilizăm, cum le protejăm și drepturile pe care le aveți.

Operator de date: SCIT Technology SRL, Cluj-Napoca, România Contact DPO: [email protected] Site oficial: https://pbxtools.ro

2. Date pe care le colectăm

2.1 Date furnizate direct de dumneavoastră

Date de cont: Nume, adresă email, denumire companie, CUI, telefon
Date de facturare: Adresă fiscală, cod fiscal, date card (procesate exclusiv de Stripe — noi nu stocăm datele cardului)
Suport: Mesaje, atașamente, log-uri de sesiune transmise în cadrul tichetelor de suport
Comunicări: Emailuri, mesaje prin formularul de contact

2.2 Date colectate automat

Analitice: Adresă IP (anonimizată prin Cloudflare), browser, sistem de operare, pagini vizitate, timp petrecut pe site
Cookie-uri: Cookie-uri esențiale și opționale (detalii complete în Politica de Cookies)
Log-uri server: Cereri HTTP, timestamp-uri, user agent, coduri de răspuns — păstrate pentru securitate și depanare

2.3 Date PBX (procesate pentru clienți)

Aceste date sunt procesate exclusiv în numele clienților noștri, în calitatea noastră de Procesator:

CDR-uri (Call Detail Records): Metadate ale apelurilor — numere, durată, timestamp-uri, status (fără conținut audio, decât dacă se activează transcrierea)
Transcrieri: Text rezultat din procesarea Speech-to-Text, stocat criptat cu acces restricționat
Analize AI: Rezumate, scoruri de sentiment, tag-uri, alerte — date derivate din procesarea automată
Înregistrări audio: Stocate doar dacă clientul activează explicit funcția de transcriere, șterse automat după procesare

Important: Nu accesăm și nu utilizăm datele PBX ale clienților decât la solicitarea lor explicită (ex: depanare) sau conform instrucțiunilor din contul lor. Datele fiecărui client sunt izolate complet de celelalte conturi.

2.4 Date AI Front Desk (procesate pentru clienți)

Pentru serviciul AI Front Desk, clientul nostru este operatorul datelor, iar noi le prelucrăm în calitate de persoană împuternicită, doar în numele lui (detalii în Termeni și Condiții, secțiunea 10.1):

Solicitări: mesajele trimise prin formularele de contact ale site-urilor clientului și emailurile primite pe căsuțele dedicate ale clientului, cu datele de contact din ele
Conversații de chat: mesajele scrise de vizitatori în fereastra de chat de pe site-urile clientului și răspunsurile asistentului AI; datele de contact lăsate de vizitator în formularul ferestrei
Cunoștințele clientului: textele, documentele și paginile site-ului pe care clientul le pune la dispoziția asistentului
Date tehnice: amprenta (hash) adresei IP a vizitatorului, nu adresa în clar; pagina de pe care a scris

Datele sunt folosite pentru sortarea solicitărilor, scrierea unui răspuns propus din cunoștințele clientului și trimiterea lui după aprobare (sau automat, doar unde clientul a ales asta). Astăzi folosim OpenAI, prin API, fără antrenarea modelelor pe aceste date. Solicitările închise și conversațiile încheiate se șterg automat după termenul ales de client (implicit 90 de zile, între 30 și 365). Pentru exercitarea drepturilor asupra acestor date, vizitatorii se adresează firmei care folosește serviciul.

3. Scopul prelucrării și baza legală

Scop	Bază legală (GDPR)	Durată retenție
Furnizarea serviciilor	Art. 6(1)(b) — Executarea contractului	Durata contractului + 5 ani
Facturare și plăți	Art. 6(1)(c) — Obligație legală fiscală	10 ani (conform legislației fiscale)
Suport tehnic	Art. 6(1)(f) — Interes legitim	2 ani
Îmbunătățirea serviciilor	Art. 6(1)(f) — Interes legitim	26 luni (date anonimizate)
Securitatea platformei	Art. 6(1)(f) — Interes legitim	12 luni (log-uri)
Marketing direct (cu consimțământ)	Art. 6(1)(a) — Consimțământ	Până la retragere
Procesare date PBX	Art. 28 — Acord de procesare	Conform instrucțiunilor clientului

4. Partajarea datelor

Nu vindem niciodată date personale. Partajăm date doar cu:

Procesatori autorizați

Partener	Scop	Locație	Bază
Cloudflare	CDN, protecție DDoS, Web Analytics	Global (sediu SUA)	SCC + DPA
Stripe	Procesare plăți securizate	Global (sediu SUA)	SCC + DPA
Hetzner	Hosting servere, stocare	Germania & Finlanda (UE)	DPA

Provideri AI

Servicii de transcriere și analiză AI primesc doar textul transcris, nu audio original. Toate procesările sunt sub acord DPA strict.

Autorități

Partajăm date cu autoritățile doar când legislația o impune explicit (ex: mandaje judecătorești, solicitări ANSPDCP).

Toți procesatorii sunt conformi GDPR și au Data Processing Agreement (DPA) semnat.

5. Conținut incorporat de pe alte site-uri

Paginile noastre pot include conținut de la terți:

Videoclipuri YouTube — pentru documentație și tutoriale
Stripe Elements — pentru procesarea plăților

Aceste servicii pot colecta date proprii (IP, cookie-uri) conform propriilor politici de confidențialitate. Interacțiunea cu acest conținut echivalează cu vizitarea directă a acelor site-uri.

6. Măsuri de securitate

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice riguroase:

Criptare: AES-256 la stocare, TLS 1.3 în tranzit
Acces: Role-based access control (RBAC) — fiecare utilizator accesează doar datele proprii
Izolare: Datele clienților sunt complet segregate între conturi
Audit: Log-uri complete ale oricărui acces la date
Locație: Servere exclusiv în UE (Hetzner — Germania & Finlanda)
Backup: Criptat automat, retenție 30 zile
Firewall: Sisteme multi-strat de protecție împotriva accesului neautorizat
Monitorizare: Monitorizare 24/7 cu alertare automată la anomalii

7. Procese automatizate de decizie

Utilizăm procesare automatizată în următoarele scopuri:

Securitate

Detectarea și blocarea automată a tentativelor de acces neautorizat (brute-force, DDoS)
Identificarea comportamentelor suspecte pe baza pattern-urilor de acces

Procesare date PBX

Transcriere automată a apelurilor prin Speech-to-Text
Generare automată de rezumate, scoruri sentiment și alerte prin modele AI
Aceste procese sunt inițiate exclusiv de client și nu implică decizii automate cu efecte juridice

Niciun proces automatizat nu produce decizii cu efecte juridice semnificative fără intervenție umană.

Conform Regulamentului (UE) 2016/679, aveți următoarele drepturi:

Dreptul de acces (Art. 15) — Solicitați o copie completă a datelor personale pe care le deținem
Dreptul la rectificare (Art. 16) — Corectarea datelor inexacte sau incomplete
Dreptul la ștergere (Art. 17) — „Dreptul de a fi uitat“ (cu excepțiile legale — ex: obligații fiscale)
Dreptul la restricționare (Art. 18) — Limitarea prelucrării în anumite circumstanțe
Dreptul la portabilitate (Art. 20) — Export în format structurat (JSON/CSV)
Dreptul la opoziție (Art. 21) — Refuzul prelucrării bazate pe interes legitim
Dreptul de retragere a consimțământului (Art. 7) — Oricând, fără efecte retroactive

Cum exercitați aceste drepturi

Trimiteți un email la [email protected] cu subiectul „Exercitare drepturi GDPR“
Specificați dreptul pe care doriți să îl exercitați
Furnizați suficiente informații pentru a vă identifica (email-ul asociat contului)
Răspundem în maxim 30 de zile de la primirea cererii
În cazuri complexe, termenul poate fi prelungit cu 60 de zile, cu notificare prealabilă

9. Transferuri internaționale de date

Stocarea primară a datelor se face exclusiv în UE (servere Hetzner în Germania și Finlanda).

Pentru serviciile terțe cu sediul în afara UE (Cloudflare, Stripe), transferurile se realizează pe baza:

Clauzelor contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană
Data Processing Agreements (DPA) semnate cu fiecare furnizor
Măsurilor tehnice suplimentare: criptare end-to-end, minimizarea datelor transferate, pseudonimizare

Serviciile AI de transcriere primesc doar text pentru procesare, nu date personale identificabile direct.

10. Notificarea incidentelor de securitate

În cazul unui incident de securitate care afectează datele personale:

Notificăm ANSPDCP în termen de 72 de ore de la descoperire, conform Art. 33 GDPR
Informăm utilizatorii afectați fără întârzieri nejustificate, conform Art. 34 GDPR
Documentăm incidentul, impactul și măsurile corective luate
Implementăm măsuri preventive pentru evitarea incidentelor similare

11. Perioada de păstrare a datelor

Tip date	Durată	Motiv
Date de cont	Durata contractului + 5 ani	Obligații legale
Date de facturare	10 ani	Legislație fiscală
Date PBX (CDR, transcrieri)	Conform setărilor clientului	Controlate de client
AI Front Desk — solicitări și conversații	90 de zile implicit, reglabil 30–365 de către client	Controlate de client
Log-uri server	12 luni	Securitate
Date suport	2 ani	Interes legitim
Date analitice	26 luni (anonimizate)	Îmbunătățire servicii
Date marketing	Până la retragerea consimțământului	Consimțământ

După expirarea perioadei de retenție, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil.

Utilizăm cookie-uri esențiale și opționale. Pentru informații complete despre tipurile de cookie-uri, durata lor și modul de gestionare, consultați Politica de Cookies.

13. Minori

Serviciile noastre sunt destinate exclusiv entităților cu activitate economică și nu se adresează persoanelor fizice sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date de la minori. Dacă descoperim că am colectat date de la un minor, le ștergem imediat.

14. Modificări ale politicii

Notificăm prin email modificările substanțiale cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare
Modificările minore (clarificări, actualizări de format) intră în vigoare la publicare
Data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a paginii
Vă recomandăm să consultați periodic această pagină

15. Contact

SCIT Technology SRL Cluj-Napoca, România

Email DPO: [email protected] Email general: [email protected] Telefon: +40 376 443 322 Pagina de contact: /contact

Autoritate de supraveghere

Dacă considerați că datele dumneavoastră personale au fost gestionate incorect sau drepturile nu v-au fost respectate, puteți depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București Website: www.dataprotection.ro