Termeni și Condiții

1. Introducere

Acești Termeni și Condiții („Termeni“) reglementează utilizarea platformei PBXTools, operată de SCIT Technology SRL („Compania“, „noi“), cu sediul în Cluj-Napoca, România.

Prin crearea unui cont sau utilizarea serviciilor, acceptați acești Termeni integral. Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să nu utilizați platforma.

Ne rezervăm dreptul de a modifica acești Termeni. Orice modificări vor fi comunicate conform Secțiunii 14 de mai jos.

2. Eligibilitate — Servicii exclusiv B2B

Serviciile PBXTools sunt destinate exclusiv entităților cu activitate economică sau instituțională — companii (SRL, SA, SNC etc.), PFA, II, IF, instituții publice, ONG-uri și alte forme de organizare juridică autorizată.

Prin utilizarea platformei, confirmați că:

Acționați în numele unei astfel de entități, nu ca persoană fizică
Aveți autoritatea necesară pentru a angaja entitatea respectivă într-o relație contractuală cu SCIT Technology SRL
Înțelegeți că platforma nu se adresează consumatorilor în sensul legislației de protecție a consumatorilor

3. Definiții

Platformă — Aplicația web PBXTools accesibilă la pbxtools.ro și portal.pbxtools.ro
Servicii — AI Call Reports, PBX Reports, Blureon Phone, PBX Firewall și orice alte produse oferite prin Platformă
Credite — Unitate de măsură pentru consumul de servicii (aplicabil AI Call Reports)
Utilizator — Persoana juridică sau instituția care utilizează Platforma
Date PBX — Metadate CDR, înregistrări audio, transcrieri și orice date derivate din procesarea apelurilor
Agent — Componenta software instalată pe centrala telefonică a Utilizatorului pentru colectarea și transmiterea datelor

4. Cont și acces

4.1 Înregistrare

Conturile sunt disponibile exclusiv pentru companii, PFA, instituții și alte entități cu activitate economică autorizată
Trebuie să furnizați denumirea completă a organizației și codul fiscal (CUI)
Trebuie să furnizați date corecte, complete și actualizate
Un cont principal per organizație (cu multiple sub-conturi permise)
Sunteți responsabil pentru securitatea credențialelor și pentru orice activitate realizată sub contul dumneavoastră

4.2 Tier Gratuit

10 apeluri procesate/lună (AI Call Reports)
Fără limită de timp
Fără card de credit necesar
Funcționalități limitate conform paginii de prețuri

4.3 Suspendare și restricționare

Putem suspenda sau restricționa accesul la cont în caz de:

Încălcarea acestor Termeni
Activitate suspectă de fraudă sau abuz
Neplata facturilor restante (> 30 zile)
Tentative de acces neautorizat la sisteme sau date ale altor utilizatori
Utilizarea platformei într-un mod care afectează performanța sau securitatea celorlalți utilizatori

5. Credite și plăți

5.1 Sistem de credite

Creditele sunt valabile pentru perioada indicată la pachetul achiziționat (a se vedea 5.2); creditele neutilizate la expirarea perioadei sunt pierdute
Când sunt active credite din mai multe achiziții, se consumă întâi cele mai apropiate de expirare
Creditele nu sunt transferabile între conturi
Prețurile sunt afișate în EUR, fără TVA (se adaugă conform legislației aplicabile)
Consumul de credite variază în funcție de durata și complexitatea apelurilor procesate

5.2 Pachete disponibile

Pachet	Credite	Preț (EUR)	Valabilitate
Purice	500	5	15 zile
Fluture	1.500	15	30 zile
Broscuță	5.000	50	60 zile
Pasăre	10.000	100	90 zile
Iepure	25.000	250	120 zile
Râs	50.000	500	150 zile
Tigru	100.000	1.000	180 zile

Prețurile și pachetele pot fi actualizate periodic. Creditele achiziționate anterior păstrează prețul și perioada de valabilitate aplicabile la momentul achiziției.

5.3 Metode de plată

Card de credit/debit (Visa, Mastercard, Amex) — procesate prin Stripe
Transfer bancar (EU SEPA / internațional)
Sunt acceptate exclusiv metodele de plată listate mai sus

5.4 Facturare

Facturile sunt emise electronic și disponibile în portalul clientului
Pentru plățile cu cardul, factura se emite automat la achiziție
Pentru transferuri bancare, factura proforma se emite la comandă, iar factura fiscală la încasare

5.5 Rambursări

Cererile de rambursare se analizează individual; ne puteți contacta la 0376 44 33 22
Rambursările aprobate se procesează prin aceeași metodă de plată folosită la achiziție

6. Utilizare acceptabilă

Este interzis să:

Utilizați platforma pentru activități ilegale sau care încalcă legislația aplicabilă
Încercați să accesați neautorizat sisteme, date sau conturi ale altor utilizatori
Efectuați reverse engineering, decompilare sau dezasamblare a software-ului
Redistribuiți, revândeți sau sub-licențiați serviciile fără acord scris prealabil
Utilizați API-ul pentru scraping, data mining sau abuz automatizat
Stocați conținut ilegal pe serverele noastre
Transmiteți malware, viruși sau cod dăunător prin intermediul platformei
Utilizați platforma într-un mod care interferează cu funcționarea normală sau cauzează daune celorlalți utilizatori
Implicați platforma în activități de hacking, phishing sau orice formă de atac cibernetic

Ne rezervăm dreptul de a suspenda imediat accesul în cazul încălcării acestor reguli, fără notificare prealabilă.

7. Proprietate intelectuală

Platforma PBXTools, codul sursă, designul, marca și documentația sunt proprietatea exclusivă a SCIT Technology SRL
Datele dumneavoastră PBX rămân proprietatea dumneavoastră — noi acționăm doar ca procesator
Rapoartele și analizele generate sunt licențiate pentru utilizarea dumneavoastră exclusivă
Nu dobândiți niciun drept de proprietate intelectuală asupra platformei prin utilizarea serviciilor
Utilizarea neautorizată a conținutului PBXTools poate constitui o încălcare a legilor drepturilor de autor

8. Disponibilitate și SLA

Uptime target: 99.5% (exclusiv mentenanță planificată)
Mentenanță planificată: Minim 48h notificare prealabilă, preferabil în weekend
Suport: Email (Luni-Vineri, 09:00-17:00 EET), timp de răspuns < 24h
Nu garantăm disponibilitate neîntreruptă sau funcționare fără erori
Monitorizăm activ platforma 24/7 și intervenim prompt în cazul incidentelor

9. Limitarea răspunderii

Maximum despăgubiri: Suma plătită de dumneavoastră în ultimele 12 luni
Excluderi: Pierderi indirecte, pierderi de profit, pierderi de date cauzate de forță majoră sau de utilizarea incorectă a platformei
Fără garanții implicite: Serviciile sunt furnizate „as is“ fără garanții implicite de comercializare sau adecvare pentru un anumit scop
Depunem toate eforturile pentru a furniza servicii de înaltă calitate, dar nu putem garanta acuratețea absolută a analizelor AI sau a transcrierilor

10. Confidențialitate și protecția datelor

Prelucrăm datele personale conform Politicii de Confidențialitate. Conform GDPR:

Acționăm ca Procesator pentru datele PBX ale clienților
Acționăm ca Operator pentru datele de cont și facturare
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor
Nu accesăm datele clienților decât la solicitare explicită sau în scopuri de depanare, cu acordul prealabil

10.1 AI Front Desk — prelucrarea datelor în numele clientului

Pentru serviciul AI Front Desk, clientul (firma care folosește serviciul) este operatorul datelor vizitatorilor și clienților săi, iar PBXTools este persoana împuternicită (art. 28 GDPR), care prelucrează aceste date doar în numele clientului și conform setărilor din contul lui.

Ce date prelucrăm: mesajele trimise prin formularele de contact ale site-urilor clientului, emailurile primite pe căsuțele dedicate pe care clientul le conectează, conversațiile din fereastra de chat de pe site-urile clientului, datele de contact lăsate de vizitatori (nume, email, telefon) și cunoștințele încărcate de client (texte, întrebări frecvente, documente, paginile propriului site).

Scopul: sortarea solicitărilor, scrierea unui răspuns propus din cunoștințele clientului, trimiterea lui spre aprobare către oamenii desemnați de client și trimiterea răspunsului aprobat — sau, doar acolo unde clientul a pornit răspunsurile automate, trimiterea lui fără aprobare.

Furnizori AI: astăzi folosim OpenAI, prin API; datele trimise prin API nu sunt folosite de furnizor pentru antrenarea modelelor. Un alt furnizor se folosește doar după ce este anunțat în această pagină.

Păstrarea: solicitările închise și conversațiile încheiate se șterg automat după 90 de zile de la închidere (implicit); clientul poate alege din contul său un termen între 30 și 365 de zile. Cunoștințele rămân până când clientul le șterge. Clientul poate șterge imediat, la cererea unei persoane, o solicitare închisă sau o conversație încheiată.

Obligațiile clientului: să își informeze vizitatorii și clienții despre prelucrare (de exemplu în propria politică de confidențialitate), să nu încarce date sensibile în cunoștințe și să pornească răspunsurile automate doar pentru categoriile de solicitări unde le dorește.

Transparență: fereastra de chat spune singură, mereu vizibil, că vizitatorul vorbește cu un asistent AI, iar răspunsurile trimise automat se încheie cu o mențiune că au fost scrise automat de asistentul AI.

Măsuri de securitate: parolele căsuțelor de email sunt stocate criptat; cheile API și jetoanele de sesiune ale chatului sunt stocate doar ca amprentă (hash); legăturile de aprobare din emailuri sunt personale și au termen de valabilitate.

Contact: telefon 0376 44 33 22 sau formularul de pe pagina Contact.

11. Forța majoră

SCIT Technology SRL nu va fi ținută răspunzătoare pentru niciun eșec sau întârziere în îndeplinirea obligațiilor contractuale cauzate de evenimente de forță majoră, incluzând dar fără a se limita la: dezastre naturale, războaie, acte de terorism, pandemii, pene de curent, atacuri cibernetice de amploare, restricții guvernamentale sau întreruperi ale serviciilor terțe critice (Cloudflare, Hetzner, Stripe).

În cazul unui eveniment de forță majoră:

Vom notifica utilizatorii cât mai curând posibil
Vom depune toate eforturile pentru a relua furnizarea serviciilor
Obligațiile contractuale se suspendă pe durata evenimentului

12. Reziliere

De către dumneavoastră: Oricând, din setările contului
De către noi: Cu 30 zile preaviz, sau imediat în caz de încălcare gravă a Termenilor
La reziliere: Creditele neutilizate sunt pierdute; o eventuală rambursare se analizează individual (vezi 5.5)
Datele dumneavoastră: Disponibile pentru export 30 zile după reziliere, apoi șterse definitiv
Obligații post-reziliere: Orice sume restante rămân datorate

13. Soluționarea disputelor

Încercăm mai întâi rezolvarea amiabilă a oricăror dispute
Dacă nu se ajunge la o soluție, disputele se soluționează de instanțele competente din Cluj-Napoca, România
Acești Termeni sunt guvernați de legislația României

Soluționarea alternativă a litigiilor:

14. Modificări ale Termenilor

Notificăm prin email cu minim 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor substanțiale
Modificările minore (clarificări, formatare) intră în vigoare la publicare
Continuarea utilizării după notificare constituie acceptarea termenilor actualizați
Dacă nu sunteți de acord cu modificările, puteți închide contul și solicita export de date

15. Dispoziții finale

Dacă orice prevedere a acestor Termeni este declarată nulă sau inaplicabilă, restul prevederilor rămân valabile
Lipsa exercitării unui drept prevăzut în acești Termeni nu constituie renunțare la acel drept
Acești Termeni constituie acordul integral între părți cu privire la utilizarea Platformei

16. Contact

SCIT Technology SRL Cluj-Napoca, România Email: [email protected] Telefon: +40 376 443 322 Pagina de contact: /contact